Amicale des Anciens Etudiants d’Aix-la-Chapelle
association sans but lucratif
(anc. Ecole Polytechnique d’Aix-la-Chapelle – EPA)

en abrégé « Al Oochener »

Statuts du 5 mars 2025

Préambule

Les statuts de l’association, dans leur version actuelle, sont une refonte partielle basée sur les statuts de 2003, à la suite de la promulgation de la loi modifiée sur les associations sans but lucratif et les fondations du 7 août 2023.

Cette refonte inclut une modification de la dénomination de l’association afin de refléter les critères élargis pour le recrutement de ses membres. Une appellation abrégée, « Al Oochener », correspondant à l’usage courant parmi les membres, a été introduite.

Article 1 – Dénomination

L’Association est une association sans but lucratif dénommée « Amicale des Anciens Etudiants d’Aix-la-Chapelle », en abrégé « Al Oochener ». Elle est inscrite au Registre de Commerces et des Sociétés du Luxembourg (RCS-L) au numéro F13231.

Article 2 – But

L’Association a pour but :

• de regrouper les anciens étudiants diplômés de la “Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule – Aachen” (RWTH-Aachen), ainsi que les anciens étudiants diplômés d’autres écoles post-secondaires situées à Aix-la-Chapelle ;
• de favoriser les liens d’amitié entre eux ;
• de maintenir le contact avec les étudiants d’Aix-la-Chapelle qui sont membres de l’ « Akademischer Verein d’Lëtzebuerger asbl » – Aachen dit A.V.L. (étudiants inscrits à la RWTH – Aachen ou d’autres écoles post-secondaires d’Aix-la-Chapelle).
  À cet effet, hors des sujets académiques et polytechniques requérant une approche sérieuse, l’Association :
• Organise des rencontres entre ses membres, que ce soit dans un cadre festif, décontracté ou sportif.

Article 3 – Siège

Le siège de l’Association se trouve dans la commune de Contern, Grand-Duché de Luxembourg.

Article 4 – Les cotisations annuelles

L’Assemblée Générale fixe le montant des cotisations annuelles dues par les membres effectifs pour leur inscription au registre des membres.

Le montant de la cotisation ne peut dépasser 10€ indice 100, raccordé à l’IPCN base 100 au 1.1.1948. Les membres sont libres de verser une cotisation supérieure à ce montant s’ils le souhaitent.

Article 5 – Membres – nombre minimal

Conformément à la Loi modifiée du 7 août 2023, le nombre minimal de membres de l’Association est fixé à trois.

Article 6 – Membres – condition d’admission et de sortie

La qualité de membre peut s’acquérir de différentes manières :

1. Membres :
   Peut être admise comme membre toute personne titulaire d’un diplôme de fin d’études délivré par la RWTH-Aachen ou par d’autres établissements postsecondaires d’Aix la Chapelle. Le Conseil d’Administration vérifie la recevabilité des demandes d’admission en tant que membre. Les demandes d’admission en tant que membre sont présentées à l’Assemblée Générale, sans qu’il y ait de délibération.
2. Membres adhérents :
   Peut être admise comme membre adhérent toute personne ayant rendu des services extraordinaires à l’Amicale ou aux étudiants d’Aix-la-Chapelle regroupés dans l’A.V.L. Le Conseil d’Administration vérifie la recevabilité des demandes d’admission en tant que membre adhérent. Les demandes retenues sont ensuite soumises à la délibération de l’Assemblée Générale.

Tout membre est libre de se retirer de l’Association en adressant sa démission au Conseil d’Administration.

Un membre est réputé démissionnaire s’il ne règle pas sa cotisation dans un délai de 12 mois suivant son échéance.

L’exclusion d’un membre peut être soumise à la délibération de l’Assemblée Générale, si ce membre a porté préjudice à la réputation, au patrimoine, ou à la vie sociétale de l’Association. L’exclusion est décidée à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

L’association tient un registre des membres sous le contrôle du conseil d’administration. Ce registre reprend :

• Leur nom,
• Leurs prénoms,
• L’adresse privée,
• L’employeur et adresse professionnelle (facultatif),
• Contacts électroniques (téléphone, courriel, etc.),
• Des coordonnées bancaires si requises,
• La dénomination exacte de l’école post-secondaire d’Aix-la-Chapelle,
• La date et la dénomination du diplôme post secondaire (non requis pour les membres adhérant).

Par son adhésion volontaire à l’association, le membre ou membre adhérant accepte que des photos, des vidéos et d’autres matériels pris dans le cadre des activités de l’association puissent être publiés et utilisés à des fins associatives, même après la fin de son adhésion.

Article 7 – Administrateurs et Conseil d’Administration

Article 7.1 – Administrateurs : nomination, cessation de fonctions et révocation

Le Conseil d’Administration est chargé de la gestion des affaires de l’Association et la représente dans tous les actes, qu’ils soient judiciaires ou extrajudiciaires.

Il dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée Générale par la loi ou les statuts.

Le Conseil d’Administration de l’Association est composé d’au moins trois administrateurs. Pour le bon fonctionnement de l’Association, le nombre normal est fixé à 7 membres. Sur proposition motivée du Conseil, soumise à la délibération de l’Assemblée Générale, ce nombre peut être dépassé. Cette délibération a lieu avant l’élection des administrateurs.

Sont éligibles tous les membres ayant posé leur candidature dans la forme et les conditions précisées dans la convocation à l’Assemblée Générale.

Les administrateurs sont élus au scrutin majoritaire par l’Assemblée Générale annuelle. La durée de leur mandat est de 3 ans. Les membres sortants sont rééligibles.

Si le nombre d’administrateurs en cours de mandat est supérieur ou égal à la taille fixée pour le Conseil d’Administration, aucune élection n’a lieu. Si des administrateurs en cours de mandat devaient être surnuméraires par rapport à cette taille, leur mandat se poursuit jusqu’à son échéance normale, sans fin prématurée.

Après l’élection, lors de sa première réunion, le Conseil d’Administration procède à la répartition des fonctions entre ses membres.

A minima, les fonctions de président, vice-président, trésorier et secrétaire doivent être pourvues. Si le Conseil d’Administration ne compte que trois membres, le cumul de deux fonctions par un même membre est autorisé.

En cours d’exercice, le Conseil d’Administration peut déléguer certaines de ces tâches lui incombant à un ou plusieurs membres de l’Association, désignés comme « cooptés ». Cette délégation de tâches est possible uniquement si le nombre de membres élus du Conseil d’Administration, tel que fixé par l’Assemblée Générale, n’est pas atteint. Les cooptés peuvent assister aux réunions du Conseil d’Administration, mais la prise de décision reste réservée aux membres élus. En acceptant les tâches qui leur sont déléguées, les cooptés s’engagent à poser candidature aux prochaines élections du Conseil d’Administration.

Article 7.2 – Réunions du Conseil d’Administration

Le Conseil se réunit sur convocation du président ou du secrétaire.

La tenue d’une réunion nécessite la présence ou la représentation d’au moins la moitié des membres.

Un administrateur peut donner mandat à un autre administrateur pour le représenter lors de la réunion. Chaque administrateur ne peut détenir qu’un seul mandat, qui est uniquement valable pour la réunion concernée.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. En cas d’égalité, la proposition est rejetée.

Toutes les décisions sont consignées dans un procès-verbal par le secrétaire.

Article 7.3 – Pouvoirs du Conseil d’Administration

Le Conseil est investi de tous les pouvoirs de gestion et de représentation non réservés à l’Assemblée Générale.

Conformément à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, il peut déléguer des pouvoirs spécifiques ou permanents à des personnes de son choix.

Ces délégations doivent être formellement documentées et peuvent être révoquées à tout moment par décision du Conseil.

L’Association est engagée vis-à-vis des tiers par la signature conjointe de deux administrateurs ou par une personne disposant d’une délégation de signature spécifiquement définie.

Article 7.4 – Postes et Responsabilités

7.4.1 Président

Le président coordonne les travaux du Conseil et veille au respect des statuts ainsi qu’à l’application des décisions de l’Assemblée Générale.

7.4.2 Vice-président

Le vice-président assiste le président et le remplace en cas d’absence. Il peut également se voir confier des missions spécifiques.

7.4.3 Secrétaire

Le secrétaire est chargé de la correspondance, de la rédaction des procès-verbaux, et de la tenue des registres des délibérations du Conseil et de l’Assemblée Générale.

7.4.4 Trésorier

Le trésorier gère les finances de l’Association, tient la comptabilité, prépare les comptes annuels et supervise les paiements autorisés par le Conseil.

7.4.5 Responsabilités Financières

Aucune transaction susceptible de compromettre la santé financière de l’Association ne peut être effectuée sans l’approbation préalable du Conseil.

Article 8 – La destination du patrimoine en cas de dissolution

En cas de dissolution de l’Association, le patrimoine de l’Association sera affecté à l’association « Akademischer Verein d’Lëtzebuerger asbl. » (RCS F3678).

Si cette dernière ne devait plus exister, l’Assemblée Générale décidera de l’affectation du patrimoine à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Article 9 – Durée

La durée de l’Association est illimitée.

Article 10 – L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale représente l’ensemble des membres et décide de manière définitive de toutes les questions, y compris celles qui ne sont pas prévues dans les présents statuts, à condition qu’elles soient conformes à la législation en vigueur. Toutes les décisions prises conformément à la législation sont obligatoires pour tous les membres. L’Assemblée Générale a principalement les compétences suivantes :

1. Compte rendu des activités de l’année écoulée,
2. Présentation des nouveaux membres (actifs et adhérents) pour prise de connaissance,
3. Approbation du bilan ainsi que des comptes de profits et pertes,
4. Présentation du rapport des réviseurs des comptes,
5. Décharge du trésorier,
6. Décharge du Conseil d’Administration,
7. Élection du Conseil d’Administration,
8. Désignation des réviseurs des comptes,
9. Adoption du calendrier provisoire des activités,
10. Fixation des cotisations annuelles,
11. Adoption du projet de budget
12. Exclusion d’un membre,
13. Modification des statuts,
14. Dissolution de l’Association,
15. Toutes autres décisions conformément aux dispositions légales.

L’exercice social de l’Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. Le Conseil d’Administration convoquera l’Assemblée Générale chaque année, entre début mars et fin avril.

La convocation à l’Assemblée Générale, comportant l’ordre du jour, peut être effectuée par la seule voie électronique. Elle doit être envoyée au moins 15 jours avant la date prévue.

L’Assemblée Générale se tient physiquement. Toutefois, le Conseil d’Administration peut décider d’autoriser la participation par visioconférence. La convocation à l’Assemblée Générale précisera les modalités techniques et du vote. Les moyens de télécommunication utilisés doivent permettre l’identification des membres participant à distance.

Lors de l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration présente un compte-rendu des activités réalisées pendant l’exercice écoulé, la situation financière au 31 décembre et le budget de l’exercice en cours.

L’Assemblée Générale approuve le rapport et les comptes de l’exercice écoulé, elle délibère le projet de budget et le rapport sur les activités de l’année en cours et statue sur toutes les questions qui lui sont soumises par le Conseil.

Les membres peuvent donner mandat à un autre membre pour les représenter à l’Assemblée Générale. Un membre ne peut détenir qu’un seul mandat à la fois. Le mandat est valable que pour une séance. Les membres participant à distance à l’Assemblée Générale ne peuvent être porteurs d’un mandat.

Article 11 – Réviseurs de caisse

L’Assemblée Générale procède à la nomination de deux réviseurs de caisse. Les réviseurs de caisse ne peuvent être membres du Conseil d’Administration. Leur fonction consiste à vérifier les documents comptables établis en fin d’exercice avant que le bilan soit soumis à l’Assemblée Générale. Les réviseurs de caisse présentent leur rapport de vérification et de contrôle lors de l’Assemblée Générale.

Article 12 – Patrimoine culturel

L’Association (ensemble avec le A.V.L.) gère un patrimoine culturel. À cet effet, une grande partie des documents relatifs à de nombreux événements contemporains retraçant la vie universitaire à Aix-la-Chapelle a été confiée à la garde des Archives Nationales du Luxembourg. Il incombe au Conseil d’Administration de maintenir et de préserver cette coopération.

Article 13 – Comité des Anciens Responsables (CAR)

Le Comité des Anciens Responsables de l’Association désigne l’ensemble informel des anciens membres des Conseils d’Administration de l’Association.

Si l’Association risque de compter moins de trois membres, et que le Conseil estime que cette situation est passagère, il fera appel aux anciens membres formant le Comité des Anciens Responsables pour assurer la survie de l’Association.

Article 14 – Documentation

Tous les procès-verbaux, registres, autres documents ou supports d’information analogiques ou numériques peuvent être conservés et archivés sous forme électronique, et sont soumis à l’obligation de conservation et archivage prévue par la loi.

Article 15 – Modification des statuts

L’Assemblée Générale peut délibérer sur les modifications statutaires dans les conditions de forme, de quorum et de majorité prévues par la loi.

Remarque finale

Ces statuts remplacent toutes les versions précédentes et entrent en vigueur à la date de leur approbation par l’Assemblée Générale.

Suivent les signatures,

Délibéré ainsi lors de l’Assemblée Générale en date du : 5 mars 2025

1. Gux LUX
2. André DETAILLE
3. Chris EVEN
4. Jacques MEISCH
5. Tom NICKELS
6. Jean-Marie STRASSER
7. Jean-Paul SCHREINER
8. Louis PHILIPPE
9. Daniel ERPELDING
10. Paul DAX
11. Caroline GASPAR
12. Michel HECKEL
13. Sophie HELLINGHAUSEN
14. Alain HEYNEN
15. Serge HOSCHEID
16. Joe MALGET
17. Pierre SCHWEIG